Образец запроса в архив на выдачу кадровых документов
Государственный архив является учреждением, предназначенным для хранения документации, имеющей важное историческое, экономическое, культурное и иное значение. Запрос в государственный архив составляется с целью истребования информации и/или документации по вопросам различного характера.
Как работает архив
Государственный архив выполняет несколько функций, в числе которых ответственное хранение, учет и использование документов.
- Ответственное хранение. Архив отвечает за переданные ему документы, предоставляет ограниченный доступ к документам, хранит конфиденциальность информации, обеспечивая безопасное хранение.
- Учет документов. Документы, переданные на хранение в архив, систематизируются таким образом, чтобы их можно было без труда найти.
- Использование документов. Как правило, в архивах есть читальный зал, куда обращаются посетители. Документы могут выдаваться и на руки для работы на дому или в иных учреждения. Также на основе документов архив выдает различные справки и ответы на запросы.
В общем виде все виды запросов в архив можно разделить на три группы:
- тематические (то есть запросы по поводу конкретного факта или обстоятельства);
- социально-правовые, то есть связанные с уточнением фактов, имеющих юридическое значение;
- генеалогические, то есть связанные с уточнением родословной. В некоторых государственных архивах можно заказать составление родословной. Как правило, данная услуга является платной.
Следует помнить, что часть информации о личности человека носит статус персональных данных и в удовлетворении части запросов касательно сведений о личности архив может отказать.
Как правило, запрос касательно персональных данных направляется либо субъектом, то есть обладателем данных, либо лицом или организацией, в установленном законом порядке определенными в качестве оператора персональных данных указанного субъекта. Порядок оформления согласия на обработку персональных данных регламентирует Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 года №152-ФЗ.
Если запрос касается ценных исторических или культурных данных, а также осуществляется в интересах следствия, то при составлении запроса необходимо будет приложить подтверждающие документы.
Как можно подать запрос
В настоящее время являться в архив лично, чтобы подать запрос, не обязательно. Для направления запроса можно:
- обратиться на портал Госуслуги (потребуется авторизация);
- прийти в МФЦ (услуга бесплатная);
- написать электронное письмо на адрес архива;
- написать обычное письмо, оформив отправку почтой России.
Ответы на запросы архив дает бесплатно.
Основные принципы обработки запросов архивами закреплены в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним запрос должен быть зарегистрирован в день поступления, а ответ на него архив должен предоставить не позднее 30-дневного срока.
Если в этот срок архив не укладывается, то заявитель извещается о необходимости продления срока.
Поскольку архивные учреждения — система с разветвленной иерархией, достаточно часто заявители ошибаются и направляют запросы не в тот архив. В этом случае в течение пяти дней после получения запроса он должен быть перенаправлен в нужное место. Об этом составителя запроса также оповещают.
к содержанию ↑Как составить запрос
Законом не установлена форма для направления запросов в государственный архив. Главными условиями являются четкая формулировка, позволяющая дать однозначный ответ на запрос, и идентификация цели запроса.
На нашем сайте имеется типовой шаблон запроса в государственный архив, которым вы можете воспользоваться для своих целей.
Запрос, как правило, имеет следующую структуру:
- начинается документ с «шапки», в которой указывается, куда направляется запрос, данные о лице, направившем запрос (Ф.И.О. или название организации, адрес, телефон, электронная почта);
- ниже, по центру, располагается название документа «запрос» (иногда — «заявление»);
- под названием документа со слова «прошу» излагается суть запроса. Например, «прошу вас подтвердить документально сведения о рождении и смерти моего прапрадеда, Власникова Петра Петровича, 1866 года рождения, место рождения — город Отрадный Самарской области»;
- после изложения сути запроса указываются контактные данные для направления ответа (электронная почта, адрес);
- завершается запрос датой и подписью составившего его лица или руководителя организации в случае, если запрос адресует юридическое лицо.
К запросам личного характера необходимо прикрепить копию документа, подтверждающего личность заявителя.
к содержанию ↑Если данных нет
В случае если архивное учреждение не располагает данными для ответа на запрос, оно в тридцатидневный срок обязано известить об этом отправителя запроса.
Аналогичным образом заявитель извещается и в случае, если запрошенная им информация обладает свойствами информации с ограниченным доступом, например, составляя коммерческую и иную тайну.
Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате ликвидации.
См. статью «Как расстаться с работником при ликвидации работодателя» в № 1′ 2018
История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы 1 документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.
В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.
117. Доказательством стажа работы могут служить:
а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;
б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;
в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);
г) справки архивных учреждений.
Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…
См. статью «Каких ошибок стоит избегать с работниками-пенсионерами» в № 11′ 2018
Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.
- табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 6 , а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 7 ;
- трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 8 , в настоящее время – 50/75 лет 9 ;
- трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 10 , в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 11 .
О новых сроках хранения кадровых документов читайте в № 8′ 2020
Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.
к содержанию ↑Какие кадровые документы и куда сдавать
Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).
Сейчас Законом об архивном деле 13 для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами
…10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов. Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет.
При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.
В отдельных российских регионах в первом десятилетии этого века была предпринята попытка исправить положение и компенсировать из бюджета расходы конкурсных управляющих на архивную обработку документов по личному составу за советский период, однако, видимо, в силу экономии бюджетных средств такой порядок до наших дней не сохранился.
Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:
Следующая
